コンプライアンス規定、及び内部通報規定
(本規程の目的)
第1条 この規程は、株式会社オヤモコモ(以下当社という)におけるコンプライアンスの統制方針、体制、行動規範を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 コンプライアンスとは、法令、条例、規則等、明確に文章化された社会ルールの遵守をいう。
(適用範囲)
第3条 本規程は、当社の役員・職員に適用する。
(推進体制)
第4条 当社は、本規程の実施について責任を負う「実施統括責任者」を任命する。実施統括責任者は、本規程の各項目を推進するため、必要に応じて「実施責任者」を指名できる。
2.本規程の実施統括責任者は、代表取締役とする。
3.本規程の管理のための事務局は役職員と外部の専門家相談役を含めた「コンプライアンス委員会」とする。
(内部通報制度)
第5条 当社は、本規程で禁止されている行為が行われている、またはその疑いがあるという情報(以下、リスク・コンプライアンス情報)に接した役員・職員が、その情報を実施統括責任者、コンプライアンス担当部門に直接提供することができる内部通報制度を構築する。内部通報制度として「コンプライアンス相談窓口」を設置・運営する。
2.内部通報制度等を通じてリスク・コンプライアンス情報を受け取った実施統括責任者またはコンプライアンス担当部門は、迅速、且つ適切に対応する。
3.内部通報者のプライバシーを保護し、通報者の利益を図る。
4.誠実かつ正当な目的でリスク・コンプライアンス情報を提供した役員・従業員に対し、情報提供を行ったことを理由に、不利益な取扱いは行わない。
(行動規範)
第6条 求職者・求人者(顧客)に対して
1 法令および契約を遵守するとともに、顧客のニーズを尊重し、顧客に満足いただける各サービス及びシステム等を提供するよう努めること。
2 サービスの提供、アフターサービスにおいては、顧客に対し、各サービスに関する情報提供を適切かつ迅速に行うとともに、顧客のご要望、ご相談に誠実、迅速かつ的確にお応えすること。
2.職員に対して
1 個人の基本的人権と多様な価値観、個性、プライバシーを尊重し、人種、宗教、性別、国籍、身体障害、年齢等に関する差別的言動、暴力行為、セクシャルハラスメント、いじめ等の人格を無視する行為を行わない。
2 自らの成果領域と責任権限に基づき業務を遂行する。また、能力向上のために自己研鑽に努める。
3 良識を兼ね備えた、自立した社会人としての責任をもって行動するよう努める。
4 創造的、効率的かつ安全で快適な職場環境を実現するよう努める。
5 清潔な職場環境を維持し、労働災害の防止に努め、自らの健康づくりに努める。
3.営業活動および情報の管理
1 誠意をもって全ての顧客に公正かつ公平に接し、適切な条件で取引を行うこと。
2 法令遵守はもとより、健全な商慣行、社会通念に従った営業活動を行うこと。
3 第三者に関する情報は正当な方法で入手すること。また、職業紹介従事者は職業安定法により守秘義務が課せられていることを良く理解し、所定の手続を経ないでこれらを他の
第三者に開示、漏洩しないこと。
4 個人情報を保護し、その収集、利用、管理にあたっては、適正な方法で行うこと。
5 求人者に関する情報も守秘義務の対象であることを良く理解し、所定の手続を経ないでこれらを他の第三者に開示、漏洩しないこと。
4.社内情報・会社財産の尊重
1 在職中または退職後を問わず、会社情報を所定の社内手続を経ないで開示、漏洩しないこと。
2 在職中または退職後を問わず、会社情報を不適正に利用することにより、会社に損害を
与える、あるいは自己もしくは第三者の利益を図ることをしないこと。
3 入社前に知得した第三者の情報で、当該情報につき守秘義務を負っている場合、当該第三者の情報を会社に開示しないこと。
4 個人情報を保護し、その収集、利用、管理にあたっては、適正な方法で行うこと。
5 未公表の会社情報に基づき、インサイダー取引を行わないこと。
6 会社財産を私的に流用しないこと。
5.広報・広告活動において
1 客観的事実に基づき誠実に広報活動を行うこと。
2 社外広報活動においては、関係する地域のお客様、投資家、地域社会からの正しい理解を得るために適切な方法を選定すること。
3 新聞・雑誌・テレビ等の報道関係者や投資家、金融機関等と接触し情報を開示する場合は、事前に上長の了解を得ること。
4 顧客に対し、会社の知名度向上を図り、また、会社に対する人々の好意と信頼を獲得することにより、健全な事業発展と販売促進のための環境作りを行うこと。
5 他を誹謗したり、品位の劣る表現を用いたりすることによって、自らの優位性を強調しないこと。
6 政治・宗教等については広告表現の対象とせず、また、人種差別、障害者差別等を想起させ、人間の尊厳を傷つけるような表現を用いないこと。
(懲戒処分)
第8条 当社の役員・従業員が、本規程内で禁止している行為を行った場合、懲戒の対象となり、コンプライアンス委員会で対象行為における見解をまとめた上で、就業規則に則って以下の処分を行う。
1.口頭注意
2.譴責
3.減給
4.出勤停止
5.懲戒解雇
内部通報規程
(目的)
第1条 この規程は、従業員等からの組織的又は個人的な法令違反行為、行政が定めるガイドラインや社内規程違反行為、企業倫理上問題のある行為、コンプライアンス上問題のある行為(以下、「コンプライアンス違反行為」という。)等に関する相談、通報の適切な処理の仕組みを定めることにより、不正行為等の早期発見と是正・防止をはかり、当会社におけるコンプライアンス体制強化を推進することを目的とする。
(適用範囲)
第2条 この規程は、当会社の役員、従業員等又は退職者(退職の日から一年以内のものとする)であった者に対して適用する。
(通報窓口)
第3条 通報制度責任部署(以下、「通報責任部署」という。)は内部監査室とし、通報を受取る窓口及びコンプライアンス違反行為に該当するかを確認する等の相談に応じる窓口(以下、「通報窓口」という。)は、以下のとおりとする。通報者はいずれの窓口も利用できるものとする。
(1)社内窓口
実施統括責任者
(2)社外窓口
当会社が通報窓口業務を委任した弁護士(弁護士法人を含む)
2 通報責任部署は、本規程、通報窓口及びその利用方法等を、第2条に定める者に周知することを管理担当部署に指示するものとする。
(通報の方法)
第4条 通報窓口の利用方法は、別段の定めがない限り、電話・電子メール・書面・面談による。
2 通報窓口への通報の際には、原則として氏名・所属部署を明らかにして行なうものとする。但し、匿名によることも認める。
(通報)
第5条 第2条に定める者は、コンプライアンス違反行為が生じ又は生じるおそれがあると思料する場合は通報窓口に通報することができる。
2 通報の内容は以下のとおりとする。
(1)行為の具体的な内容
(2)行為を行なっている者の氏名、部署名
(3)行為が行なわれていることを知った経緯
(4)その他行為に関すること
3 本規程に関係する全ての者は、第2条に定める者が本規程に基づき通報や相談を行なうことを妨げる行為をしてはならない。
4 本規程に関係する全ての者は、通報に係る事実関係の調査に際して協力を求められた場
合には、調査担当者に協力しなければならず、調査担当者による調査を妨害する行為をしてはならない。
5 通報者は、事実と異なることを知りながら行なう通報、誹謗中傷を目的とする通報、個人的利益を図ることを目的とした通報、その他不正目的での通報等、第1条に定める本規程の目的とは異なる目的での通報を行なってはならない。
(通報内容の検討・調査)
第6条 通報責任部署 は、通報を受け付けた場合には、正当な理由がある場合を除いて、必要な調査を実施する。
2 窓口担当者は、通報者に対し、前項の検討結果及び今後の対応について通知する。調査を開始する場合には通報者に対し、20 日以内 にその旨を通知する。ただし、匿名の通報者であって連絡先が不明の場合を除く。
3 窓口担当者は、通報の内容が組織の長その他幹部が関係する事案及び調査の独立性に問題が生じる恐れのある事案であると判断した場合、通報の内容を遅滞なく、社外取締役及び監査役にも報告するものとする。通報を受けた社外取締役及び監査役は必要に応じて、自ら又は第三者をして、独自に調査を行うことができる。
(事実関係の調査)
第7条 調査が必要な場合、通報窓口の各担当者は自ら事実関係の調査を行い、又は通報責任部署の構成員と共に調査を行い、必要に応じて他部門等に調査を依頼することができる。
2 通報窓口は、守秘義務を負い、通報者のプライバシー等に十分な配慮をしなければならない。
3 通報窓口は、調査の実施に際し、通報者の秘密を守るため、通報者が特定されないよう調査の方法に十分な配慮をしなければならない。
4 調査に当たり調査対象者は、通報内容の毀損、隠蔽、改ざん、その他調査を妨げる行為をしてはならない。
5 内部通報調査に関係する全ての者は、通報者の承諾又は法令に基づく場合など正当な理由がない限り、通報の内容、調査の内容、その他の個人情報を含む全ての情報に守秘義務を負い、第三者に漏洩してはならず、目的外に利用してはならない。調査担当者でなくなった、又は退社した後も同様とする。
6 当会社の役員、従業員等は正当な理由のない限り、通報者の探索を行ってはならない。
(情報共有の範囲)
第8条 通報において知り得た情報は、窓口担当者、通報責任部署の構成員及び通報事案に関する調査を行う者(以下「調査担当者」という。)に限り、共有することができる。ただし、通報者の承諾のある場合はこの限りではない。
2 前項に定める情報のうち通報者の特定につながり得る情報(通報者の所属・氏名等、通報者しか知り得ない情報、調査が通報を端緒とするものであること等をいう。)については、調査のために必要不可欠な場合を除き、窓口担当者は、調査担当者に共有しないよう努めるものとする。
3 当会社は情報共有の範囲外の共有がなされたことが発覚した場合には、適切な救済及び回復措置をとるものとする。
(調査結果の報告)
第9条 前条の調査の結果、コンプライアンス違反行為が認められたときは、調査担当者は、通報責任部署及び取締役会に報告をしなければならない。
2 取締役会は、前項の報告を受けた場合、必要に応じ、第三者委員会による調査、違反者の処分及び再発防止策の検討その他の適切な措置を講じるものとする。
(利益相反関係の排除)
第 10 条 通報処理業務に携わる者は、自らが関係する不正行為についての通報の処理に関与してはならない。
2 当会社役員、従業員等は公益通報担当業務に関与する時点で、自らが事実関係者等に該
当するか否かを確認するものとし、該当する場合には、通報責任部署及び窓口担当に報告しなければならない。
3 通報処理業務が当会社の役員その他管理監督者等に関する事案である場合又は調査担当者に利益相反がある場合には、通報責任部署はこれらの者を担当から除外し、調査の独立性を確保する措置をとるものとする
(進捗状況の通知)
第 11 条 通報窓口は、調査中、通報対象者(不正行為を行い又は行うおそれがあると通報された者をいう。)や当該調査に協力した者等の信用、名誉及びプライバシー等に配慮しつつ、通報者に対し、適宜、調査の進捗状況について通知するよう努める。ただし、匿名による通報の場合はこの限りではない。
(是正措置)
第 12 条 調査の結果、コンプライアンス違反行為が明らかになった場合には、当会社は速やかに是正措置及び再発防止措置を講じなければならない。
2 通報責任部署は前項により実施された措置が適切に機能しているかを確認し、適切に機能していないと判断した場合には追加の措置をとる。
3 是正措置に関する業務に関する責任者は通報責任部署長とする。
(懲戒処分)
第 13 条 調査の結果、コンプライアンス違反行為が明らかになった場合には、当会社は当該行為に関与した者に対して、就業規則に基づいて処分することができる。
(調査結果の通知)
第 14 条 通報窓口は、調査担当者の調査の結果を踏まえ、調査結果を、可及的速やかにとりまとめ、通報者に対し、その結果を通知する。ただし、匿名による通報の場合はこの限りではない。
(是正結果の通知及びフォローアップ)
第 15 条 通報窓口は、通報対象者や当該調査に協力した者等の信用、名誉及びプライバシー等に配慮しつつ、通報者に対し、遅滞なく、是正結果について通知する。ただし、匿名による通報の場合はこの限りではない。
2 通報窓口は、通報処理終了後も、通報者に対して通報を理由とした報復行為や不利益な取扱い等が行われていないかを確認するなど、通報者保護に係る十分なフォローアップを行う。ただし、匿名による通報の場合はこの限りではない。
(不利益な取扱いの禁止)
第 16 条 本規程に関係する全ての者は、コンプライアンス違反行為を通報した者に対し、通報したことを理由として、報復行為その他いかなる不利益な取扱いも行なってはならない。
2 当会社は、通報者等が通報したことを理由として通報者の職場環境が悪化することが無いよう適切な処置をとらなければならない。
3 当会社は、通報者に対し不利益な取扱いや嫌がらせ等を行なった者に対して、就業規則等に従い処分を行なう。
(仕組みの周知等)
第 17 条 通報責任部署は、通報処理の仕組み及びコンプライアンスの重要性について、当会社の役員、従業員等又は退職者に対し、社内研修、一斉メールなどにより、定期的に十分な周知・教育を行うことを管理担当部署に指示するものとする。
2 通報責任部署は、通報処理業務に携わる者に対して、十分な研修等を行う。
3 通報責任部署は当会社の役員、従業員等又は退職者であった者から寄せられる、通報処理の仕組みや不利益取扱いに関する事項及び本規程の内容に関する質問・相談に対して必要な範囲で管理担当部署と連携して対応するものとする。
(見直し)
第 18 条 通報責任部署は、本規程に基づく是正措置及び再発防止策が十分に機能しているかを確認するとともに、管理担当部署と連携して従業員等に対するアンケート、調査担当者による意見交換、専門家等による改善点の確認等、定期的、客観的かつ公正な方法による評価を行うことにより、必要に応じ、本規程による通報処理の仕組みを改善することとする。
(記録の保管)
第 19 条 通報責任部署は、内部通報への対応に関する記録を作成し、適切に保管するものとする。
(開示)
第 20 条 当会社は、通報窓口に寄せられた内部公益通報に関する運用実績の概要を、適正な業務の遂行及び利害関係人の秘密、信用、名誉、プライバシー等の保護に支障がない範囲において役員、従業員等に開示することができるものとする。
附則
本規定は ２０２５年 ２ 月 1 日より施行する。
投稿日：2025年02月28日